Egy online időpontfoglalás során könnyen előfordulhat, hogy a páciens elgépel egy telefonszámot, kihagy egy kötelező mezőt, vagy nem megfelelő formátumban adja meg az e-mail-címét.
Ilyenkor az űrlap hibaüzenetének pontosan jeleznie kell, mi történt, és hogyan javítható a probléma. A félreérthető figyelmeztetések akár az egész folyamat megszakításához is vezethetnek.
Az időpontfoglaló űrlap mezőfeliratait és hibaüzeneteit már az egészségügyi weboldal tervezés során érdemes kidolgozni, a rendelő által ténylegesen használt foglalási folyamat alapján.
Milyen a megfelelő hibaüzenet egy időpontfoglaló űrlapon?
A jól megfogalmazott hibaüzenet rövid, egyértelmű és segít a következő lépésben. Az általános „Hibás adat” vagy „Érvénytelen kitöltés” helyett célszerű konkrétan megnevezni a problémát.
Ha például a páciens nem adta meg a telefonszámát, az űrlap jelezheti: „Kérjük, adja meg telefonszámát, hogy szükség esetén elérhessük.” Hibás e-mail-cím esetén pedig a „Kérjük, ellenőrizze az e-mail-cím formátumát” szöveg nyújt segítséget. Fontos, hogy a figyelmeztetés közvetlenül az érintett mező mellett jelenjen meg.
Így a felhasználónak nem kell keresgélnie, melyik adatot szükséges módosítania. A hibaüzenetek megfogalmazásakor a rendelő kommunikációs stílusát is figyelembe kell venni.
Az udvarias, segítőkész hangnem kulcsfontosságú az egészségügyi szolgáltatásoknál, ahol a foglalást végző személy akár bizonytalan vagy feszült is lehet.
Hogyan segíthet az űrlap a hibák megelőzésében?
Az egyértelmű mezőfeliratok már a kitöltés előtt csökkenthetik a tévesztések számát. A „Név” helyett például pontosabb a „Páciens teljes neve” megnevezés, különösen akkor, ha valaki a hozzátartozója nevében jár el.
A kötelező mezőket jól láthatóan kell jelölni, a dátumválasztónál pedig csak a ténylegesen szabad időpontokat célszerű felkínálni. Ha egy kiválasztott időpont időközben betelik, az üzenet tájékoztassa erről a pácienst, és kérje, hogy válasszon másikat. A hibák javításakor a rendszer lehetőség szerint őrizze meg a korábban helyesen megadott adatokat.
Rendkívül bosszantó, ha egyetlen elírás miatt az egész űrlapot újra ki kell tölteni.
Mire figyeljen a rendelő a hibajelzések ellenőrzésekor?
Az időpontfoglaló működését számítógépen és mobiltelefonon egyaránt érdemes kipróbálni.
Ellenőrizni kell, hogy a figyelmeztetések jól olvashatók-e, billentyűzettel és képernyőolvasóval is értelmezhetők-e, valamint egyértelműen kapcsolódnak-e a hibás mezőhöz.
A rendszer különböztesse meg a sikeres rögzítést a sikertelen próbálkozástól. Ha technikai hiba miatt nem jött létre az időpont, erről világos tájékoztatást kell adni, nehogy a páciens tévesen visszaigazoltnak tekintse a foglalást. Az átgondolt hibaüzenetek nem pusztán technikai részletek.
Segítik a pácienseket az önálló időpontfoglalásban, csökkentik a félbehagyott kitöltések számát, és hozzájárulnak a rendelő digitális ügyintézésének megbízhatóságához.